Qu’est-ce que c’est?
La fonctionnalité de nettoyage d’état améliore la gestion des soumissions en simplifiant les étiquettes d’état et en améliorant la visibilité des soumissions. Elle remplace les termes « Actif », « Terminé » et « Archive » par « Ouvert », « Fermé » et « Corbeille » pour clarifier si la soumission est en cours d’élaboration ou si elle est achevée. Les soumissions fermées sont maintenant déplacées vers une section réduite pour réduire l’encombrement. Une fois fermées, les soumissions sont automatiquement masquées et ne peuvent pas être modifiées par les assurés. De plus, la fonctionnalité remplace « Archivé » par « Corbeille » pour préciser que cet état désigne les soumissions qui ne sont plus nécessaires. Ces mises à jour aideront les agents à se concentrer sur les tâches en cours tout en empêchant d’apporter des modifications accidentellement aux soumissions fermées ou mises à la corbeille.
Pourquoi avons-nous créé cette fonctionnalité?
Nous avons créé la fonctionnalité de nettoyage d’état pour aider à résoudre la confusion liée à l’état des soumissions et à mieux simplifier l’efficacité du flux de travail pour les agents. Les termes précédemment utilisés, notamment « Actif » et « Terminé », n’étaient pas clairs et entraînaient des erreurs en matière de gestion des soumissions. De plus, les soumissions fermées ou archivées encombraient souvent les interfaces des agents ou étaient modifiées par erreur. En simplifiant les étiquettes d’état et en automatisant des comportements tels que le masquage des soumissions fermées et la prévention des modifications, cette fonctionnalité aidera les agents à se concentrer sur les tâches actives, à réduire les erreurs et à simplifier les rapports, améliorant ainsi l’expérience utilisateur globale.
Comment puis-je configurer cela?
Pour configurer la fonctionnalité de nettoyage d’état, le cabinet doit demander son activation à l’équipe d’assistance d’Indio par l’intermédiaire de son administrateur, car elle est contrôlée par un indicateur de fonctionnalité. Une fois la fonctionnalité activée, le système met automatiquement la terminologie à jour (p. ex., en remplaçant « Actif » par « Ouvert » et « Terminé » par « Fermé ») et applique les nouveaux comportements, comme le masquage des soumissions fermées et l’interdiction aux assurés d’apporter des modifications. Les soumissions terminées seront déplacées vers une section réduite par défaut, ce qui diminue l’encombrement. Si des soumissions mises dans la corbeille doivent être restaurées, les utilisateurs pourront le faire sans l’aide d’un administrateur. Pour acquérir une meilleure compréhension des modifications de la configuration, veuillez lire le guide de configuration de la fonctionnalité de nettoyage d’état ci-dessous et discuter avec l’administrateur de votre cabinet pour vous assurer que la fonctionnalité répond aux besoins de votre cabinet avant de demander son activation.
-----Guide de la fonctionnalité de nettoyage d’état-----
La fonctionnalité de nettoyage d’état apporte plusieurs mises à jour importantes visant à améliorer la gestion des soumissions et à simplifier la clarté du flux de travail. Dans le guide de configuration ci-dessous sont répertoriées de nombreuses modifications apportées avec cette fonctionnalité ainsi que de la manière de les utiliser efficacement.
Principaux changements et comportements :
1. Terminologie et visibilité de l’état des soumissions :
Les étiquettes d’état « Actif », « Terminé » et « Archive » ont été remplacées par « Ouvert », « Fermé » et « Corbeille » pour améliorer la clarté :
Ouvert : une soumission qui est toujours active et en cours d’élaboration.
Fermé : une soumission qui a été achevée par l’agent et qui ne nécessite plus de prendre de mesures. Les soumissions fermées ne seront plus affichées dans la liste des soumissions initiales, ce qui réduira l’encombrement et aidera les agents à se concentrer sur les tâches actuelles. Pour qu’elles ne vous nuisent pas, les soumissions achevées seront déplacées dans la section accordéon fermée qui est réduite par défaut et accessible uniquement au besoin.
Corbeille : une soumission sur laquelle un utilisateur ne travaille plus (peut être une soumission incomplète) et qui ne doit pas être renouvelée. Celle-ci peut toujours être récupérée, tout comme les fichiers mis à la corbeille ou à la poubelle sur votre ordinateur. La section « Corbeille » remplacera la section « Archive » des soumissions.
2. Fonctionnement modifiable pour les soumissions ayant l’état Ouvert (anciennement Actif) :
Seules les soumissions ouvertes sont modifiables.
Une soumission ouverte peut être marquée comme étant fermée ou déplacée à la corbeille.
3. Fonctionnement modifiable pour les soumissions ayant l’état Fermé (anciennement Terminé) :
Une fois qu’une soumission est marquée comme étant fermée, elle est automatiquement masquée pour l’agent.
Les soumissions fermées ne sont pas modifiables par les assurés pour éviter les modifications inattendues.
Le menu Actions pour les soumissions fermées n’autorise que deux options : Verrouillé ou Masqué. L’option Modifiable ne sera pas disponible.
Une soumission fermée peut être déplacée vers Ouvert.
Si une soumission est déplacée à Ouvert, son état demeurera Masqué ou Verrouillé, mais l’état Modifiable sera réactivé dans le menu Actions.
4. Fonctionnement modifiable pour les soumissions mises à la Corbeille (anciennement Archivé) :
Le terme « Archivé » sera remplacé par « Corbeille » afin de préciser que la fonctionnalité est destinée aux soumissions qui ne sont plus nécessaires, et non à des fins organisationnelles.
La corbeille permettra aux utilisateurs de mettre les soumissions à la corbeille, alors que tous les utilisateurs auront la possibilité de restaurer ou désarchiver toute soumission mise à la corbeille sans nécessiter une intervention de l’administrateur.
5. Fonctionnement automatique :
Les soumissions seront automatiquement marquées comme étant fermées (et donc masquées) 30 jours après la date d’entrée en vigueur.
Toute soumission marquée comme étant fermée ou terminée qui est toujours modifiable verra son état remplacé par Masqué automatiquement.
Comprendre et utiliser la fonctionnalité de nettoyage d’état :
Affichage des soumissions :
Lorsque vous ouvrez le système, vous ne verrez que les soumissions ouvertes dans votre liste principale.
Les soumissions terminées seront situées dans l’accordéon Fermé, qui est réduit par défaut. Vous pouvez le développer si vous avez besoin de voir les soumissions fermées ou de prendre des mesures s’y rapportant.
Gestion des soumissions fermées :
Une fois qu’une soumission est fermée, elle est automatiquement marquée comme étant masquée et vous ne pouvez plus la modifier ou permettre à l’assuré d’y apporter des modifications.
Si vous devez ouvrir une soumission fermée, elle demeurera masquée ou verrouillée, mais vous aurez la possibilité de la rendre modifiable à partir du menu Actions.
Traitement des soumissions mises à la corbeille :
Si une soumission est mise à la corbeille (précédemment, archivée), elle sera déplacée vers la section Corbeille.
N’importe quel utilisateur peut récupérer une soumission de la corbeille ou la restaurer si nécessaire sans devoir faire appel à l’administrateur.
FAQ :
Actuellement, seul un administrateur est en mesure de désarchiver une soumission. Étant donné que la fonction d’archivage est remplacée par la corbeille, un utilisateur sera-t-il en mesure de récupérer une soumission mise à la corbeille?
Oui, avec la nouvelle fonctionnalité Corbeille pour les soumissions, tout utilisateur (non assuré) est en mesure de restaurer une soumission sans faire appel à l’administrateur. Pour récupérer une soumission mise à la corbeille, un utilisateur doit ouvrir l’accordéon réductible de la corbeille et cliquer sur Restaurer sur la soumission qu’il souhaite récupérer.
Qu’adviendra-t-il des soumissions terminées actuelles, une fois que la fonctionnalité sera active?
Une fois la fonctionnalité active, les soumissions terminées relèvent de la nouvelle section Fermée. La base de données sera migrée pour s’assurer que l’état de toutes ces soumissions fermées sera remplacé par Masqué.