Qu’est-ce que c’est?
Permet à l’agent de téléverser des documents PDF dans le portail Indio, d’insérer des champs de signature personnalisés et de les fournir à l’assuré ou au client afin qu’il puisse signer électroniquement ses documents.
Avantages de la fonctionnalité :
Indio fournit une fonction de signature électronique pour vous permettre de rappeler plus facilement aux signataires les demandes de signature électronique en attente, de localiser et de réviser vos documents signés, de modifier vos paramètres de signature électronique et de faire le suivi du moment où vos documents sont signés.
Comment utiliser la fonctionnalité :
Les nouvelles demandes de signature électronique peuvent être créées de deux façons.
1. Sous Signatures électroniques, cliquez sur le bouton « Nouveau » pour créer un brouillon de signature électronique :
2. Pour associer une nouvelle signature électronique à une soumission spécifique, à la page Soumissions, cliquez sur le bouton « + Ajouter » pour les demandes de signature électronique.
Ensuite, glissez et déposez le fichier PDF depuis votre bureau OU cliquez sur « Parcourir » pour rechercher votre disque local ou partagé :
Une fois les documents téléversés, sélectionnez les personnes qui doivent signer le document :
Dans l’éditeur de documents, vous pouvez commencer à utiliser les champs (Signature, Zone de texte, Date, etc.) dans le document si nécessaire :
Une fois le brouillon de signature électronique terminé, vous pouvez sélectionner les options suivantes pour envoyer la demande de signature électronique au client :
Par courriel et sur le portail Indio—Envoie la demande de signature électronique par courriel tout en gardant les documents de signature électronique disponibles sur le portail
Uniquement sur le portail Indio—Conserve les documents de signature électronique sur le portail. * Remarque : Cette option est couramment utilisée si vous souhaitez continuer à travailler dans d’autres zones du portail avant de l’envoyer au client.
Expiration de la demande de signature : Vous permet de fixer une date d’expiration pour les documents de signature électronique, le cas échéant.
Envoyer des rappels par courriel aux signataires : En fonction de vos préférences, vous pouvez sélectionner la fréquence à laquelle Indio envoie des rappels par courriel aux signataires. Une fois le document expiré, les signataires ne recevront plus de rappels par courriel. En espaçant ces rappels, vous pouvez rester en contact avec vos clients quant aux exigences de signature électronique en attente sans être trop intrusif ou ennuyeux.
Remarque : Lorsqu’une demande de signature électronique est associée à une soumission, il n’y a pas d’options pour l’expiration de la demande de signature et l’envoi de rappels par courriel aux signataires. Ces options sont déterminées par la demande de soumission. Les options de date d’expiration et de rappel ne seront demandées que si une signature électronique n’est PAS associée à une soumission.
N’hésitez pas à donner un nom à la demande de signature électronique et à inclure un message facultatif pour les signataires pour leur fournir un contexte.
Une fois les demandes de signature électronique envoyées, vous les verrez répertoriées sous l’onglet Signatures électroniques.
Modifier la date d’expiration et les rappels en dehors du brouillon :
Cliquez sur les trois points à droite du document de signature électronique pour modifier la date d’expiration et les rappels de brouillon de signature électronique :
Que se passe-t-il lorsque les deux parties ont signé le document de signature électronique?
Indio stocke tous les documents de signature électronique remplis dans l’onglet Documents de votre client, ce qui facilite la visualisation et la gestion des documents remplis.
* Remarque : La trace d’audit à la fin du rapport de document signé ou rempli affiche chaque action (c.-à-d. Signataire consulté, Signataire signé, etc.) dans le fuseau horaire du signataire, ce qui vous permet à vous et à vos clients de déterminer plus facilement l’heure réelle où une demande ou une réponse de signature électronique a été envoyée, reçue et signée.
Vous avez d'''autres questions? Veuillez communiquer avec votre agent d’assurance si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour remplir vos propositions d’assurance ou pour naviguer dans la plateforme.
Remarque : La plateforme Indio Technologies est optimisée pour les navigateurs les plus utilisés, notamment Microsoft Edge, Google Chrome et Mozilla Firefox. Si vous utilisez Internet Explorer 10 ou une version antérieure, il se peut que les fonctionnalités soient limitées.